En Colombia la regla general es simple: si estás obligado a expedir factura, estás obligado a expedirla electrónicamente. La DIAN cerró hace años el calendario de implementación gradual, así que hoy la factura electrónica no es una etapa "por venir" — es el sistema vigente para casi cualquier actividad económica formal.
Quiénes están obligados
- Responsables de IVA: toda persona natural o jurídica responsable del impuesto sobre las ventas.
- Responsables del impuesto al consumo: restaurantes, bares y demás actividades gravadas con INC.
- Personas naturales y jurídicas con actividad mercantil: comerciantes, prestadores de servicios y profesionales independientes que superan los topes de ingresos que fija la norma para estar obligados a facturar.
- Contribuyentes del régimen simple de tributación (RST): el régimen simple simplifica impuestos, no la facturación — quienes están en RST también facturan electrónicamente.
- Quienes fueron notificados por la DIAN para incorporarse, sin importar su tamaño.
Quiénes NO están obligados
Las excepciones vienen de no estar obligado a facturar en absoluto, no de un "permiso" para facturar en papel:
- Asalariados que solo perciben rentas de trabajo.
- Personas naturales que venden bienes o servicios por debajo de los topes de ingresos fijados por la norma (expresados en UVT, verificalos en el portal de la DIAN porque la UVT cambia cada año).
- Algunos sujetos con tratamiento especial definidos por el Estatuto Tributario (por ejemplo, ciertas operaciones de los bancos ya documentadas por otros medios).
Cómo verificar si ya te aplica
- Revisá tu RUT: si aparece la responsabilidad 52 – Facturador electrónico, ya estás dentro del régimen.
- Consultá en el portal de la DIAN con tu NIT si tenés resoluciones de numeración vigentes o notificaciones de incorporación.
- Preguntate por tus clientes: si le vendés a empresas, ellas necesitan factura electrónica para soportar sus costos e IVA descontable — en la práctica, el mercado te obliga aunque la norma te diera margen.
Qué documentos entran en el sistema
La factura electrónica de venta es el documento principal, pero el ecosistema DIAN incluye también las notas crédito y débito, el documento equivalente POS electrónico para ventas de mostrador, el documento soporte para compras a no obligados a facturar, y la nómina electrónica para quienes tienen empleados.
El siguiente paso
Si concluiste que la obligación te aplica (o querés adelantarte), el trámite es la habilitación ante la DIAN — un proceso de una sola vez que con un proveedor tecnológico a tu lado se resuelve en días.