Para emitir comprobantes electrónicos válidos en Costa Rica ocupás exactamente tres cosas: estar inscrito ante Hacienda, tener tu llave criptográfica, y un sistema de facturación que firme y transmita los documentos. Así se consigue cada una.
1. Inscribite ante Hacienda
Si todavía no estás inscrito como contribuyente, el trámite se hace en línea en el portal de Hacienda (Administración Tributaria Virtual — ATV, o el portal que Hacienda tenga vigente). Ahí declarás tu actividad económica y quedás registrado con tus obligaciones: IVA, renta y la de emitir comprobantes electrónicos.
- Necesitás tu cédula (física o jurídica) y definir tu actividad según el catálogo oficial.
- Si ya estás inscrito, verificá que tu actividad y tu correo estén al día — el correo del ATV es donde llegan los avisos de Hacienda.
2. Generá tu llave criptográfica
La llave criptográfica es el archivo con el que se firman digitalmente tus comprobantes. Se genera gratis en el mismo portal de Hacienda:
- Ingresá al ATV con tu usuario.
- Buscá la opción de comprobantes electrónicos → generación de llave criptográfica.
- Descargá el archivo y guardá el PIN que definís al generarla.
También vas a necesitar un usuario y contraseña de producción para comprobantes electrónicos (se crean en el mismo portal). Llave + usuario son lo que tu sistema de facturación usa para firmar y transmitir.
3. Elegí tu sistema de facturación
Hacienda no regala un sistema de emisión completo: necesitás un software que genere el XML con el formato oficial vigente, lo firme con tu llave, lo transmita, y le entregue a tu cliente el comprobante con su clave numérica. Al elegir, fijate que incluya lo que tu operación real necesita:
- Emisión de todos los tipos: factura, tiquete, notas de crédito/débito, factura de compra y exportación.
- Recepción de comprobantes de tus proveedores con aceptación ante Hacienda (es obligatoria, no opcional).
- Punto de venta e inventario si vendés en mostrador.
- Reportes listos para el contador: ventas, compras e IVA del período.
Con Factoa el arranque es guiado: cargás tu llave y credenciales una vez, y el sistema queda emitiendo en minutos — desde computadora, tablet o celular.
4. Emití y guardá
Cada comprobante emitido y recibido debe conservarse por el plazo legal (años, no meses). Factoa los almacena todos en la nube con su XML y PDF, así que la "caja de comprobantes" deja de ser tu problema.
¿No tenés claro si te toca factura o tiquete en cada venta? Esa duda la resuelve la guía tiquete electrónico vs factura electrónica. Y si venís de más atrás, empezá por quiénes están obligados en Costa Rica.